昭和スタイルの仕事術

名刺交換は紙でやる必要はない!デジタルに移行するべき3つの理由

紙の名刺交換は時代遅れ

紙の名刺はもう時代遅れ。デジタルに移行しましょう。

 

今回は、ほとんどの企業で必須となっているビジネス活動である名刺交換についてお話していきます。

 

もういいかげんに紙の辞書はやめにしませんか?

 

時代遅れの仕事樹10選の第9弾です。

まとめ記事も合わせてご覧ください!

 

【昭和スタイル】古すぎる体質の大企業を思い切って辞めた話 今回は私が3年近く勤めた大企業を思い切って辞めたときの体験談について話していきます。 私は2020年2月まである大企業...

 

紙の名刺が艦これカードの20枚分の厚みを超えた!

 

私は協力会社(下請け)との対応をすることが多くありました。

 

取引先は100社以上あるので、私と初めて会う会社さんも多くありました。

 

協力会社の担当者が来社するたびに名刺交換をしていたので、名刺をまとめると厚みが1cmを超えてしまいました。

 

艦これアーケードのカード20枚分以上の厚みは間違いなくありました。

 

紙の名刺は管理が面倒くさい

 

紙の名刺があまりにも多くなってしまったので、普段は名刺をまとめて輪ゴムで止めていました。

 

そうすると、「あの会社に電話しないといけない」といったときに電話番号やメールアドレスを調べるために名刺の束から必死に名刺を探し出します。

 

艦これアーケードの場合は30枚以上をまとめてゲームの機械に入れられますが、名刺の場合はそうはいきません。

 

輪ゴムを外して1枚ずつ調べていきます。

 

そうしていくうちに名刺が折れてきて少し罪悪感を感じたこともありました。

 

いずれにせよ紙の名刺は管理が面倒です。

 

名刺をデジタル化すべき3つの理由

 

名刺をデジタル化するべき3つの理由について解説します。

名刺のデジタル化の3つメリット
  1. 名刺を探す時間が短縮できる
  2. デスク周りが整理できる
  3. データの共有ができる

 

1. 名刺を探す時間が短縮できる

 

これが名刺をデジタル化するべき3つの理由でございます。

 

紙の名刺が100枚を超えると探すのに1分以上はかかってしまいます。

 

しかし、デジタル化をすれば会社名や担当者名を検索バーに入れるだけで電話番号やメールアドレスがすぐに表示されます。

 

そして1クリックで電話やメールができるようになるので確実に時間の短縮になります。

 

2. デスク周りが整理できる

 

私はもらった名刺を机の引き出しの中に入れていました。

そのため、机の引き出しを開けるたびに名刺が乱雑になっている状態でした。

 

名刺をデジタル化すれば紙の名刺は破棄すればいいので、デスク周りがしっかりと整頓できます。

 

3. データの共有ができる

 

名刺をデジタル化すれば、設定によって名刺データの共有ができるようになります。

 

ここでデータの共有ができる場合とできない場合の仕事の進め方について見ていきましょう。

 

データの共有ができる場合

 

部署内でデータが共有ができる場合は、部署のメンバーが1人でも名刺を持っていればメンバー全員がその名刺の情報にアクセスできます。

 

そのため、いちいち他のメンバーに「○○さんの名刺持ってる?」と確認する必要がありません。

 

データの共有ができない場合

 

データ共有ができない場合は、名刺の情報を得るために他のメンバーに聞きまわったり、名刺入れをひたすら探すというなんの生産性も生み出さない作業に時間を費やしてしまいます。

 

名刺を探す時間も給料が発生していることを考えたらデータの共有化をしないという選択肢はありません。

 

名刺をデータ化しない会社とはおさらばだ!

 

今どき名刺をデータ化していない会社は淘汰されていきます。

 

もしあなたが名刺をデータ化していない会社に在籍していて、あなたがその会社がとても好きで好きで仕方がない場合を除いて次の会社を決めてから辞めてしまいましょう。

 

紙の名刺交換自体はしばらくは問題ない

 

日本の企業のほとんどは古い体質のため、いきなりデジタル名刺に移行するのは難しいです。

 

そのため、まずは紙で名刺を受け取って(本当は渡したくないけどこっちも紙の名刺を渡して)しまいましょう。

 

その後で名刺のデータを取って、紙の名刺は後で捨ててしまいましょう。

 

早く名刺のデジタル化が進むといいなと思っています。